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Guide Client — Espace Pack Conformité

Pas-à-pas complet pour les utilisateurs Client après signature de l'offre Pack Conformité. Couvre la première connexion, les 6 étapes du Pack, les échanges avec l'Expert, les outils complémentaires et le renouvellement annuel.

1. Première connexion

À la création du Pack, vous recevez un email d'invitation (template pack-invitation) contenant un lien de connexion sécurisé.

  1. Cliquez sur le lien — il vous amène sur /auth.
  2. Choisissez l'une des trois méthodes :
    • Magic link : entrez votre email, recevez un lien à usage unique.
    • Mot de passe : définissez votre mot de passe au premier usage (min. 8 caractères, 1 chiffre, 1 majuscule).
    • Google : connexion en un clic si votre adresse pro est Google.
  3. Une fois connecté, vous êtes automatiquement redirigé vers /app.

Mot de passe oublié ? Depuis /auth, cliquez sur « Mot de passe oublié » puis suivez l'email de réinitialisation.

2. Tableau de bord « Mon Pack »

L'écran /app est votre point d'entrée. Vous y trouvez :

  • une jauge de progression (0 % → 100 %) qui se remplit au fur et à mesure que les étapes sont validées par l'Expert ;
  • l'étape active mise en avant avec un bouton « Continuer » ;
  • la prochaine action attendue (par exemple : « Compléter l'inventaire des caméras », « Répondre à la recommandation #12 », « Réviser le Registre ») ;
  • un récapitulatif des 6 étapes avec leur statut (à faire, en cours, en attente expert, validée).

Si vous avez plusieurs Packs (cas multi-organisations), un sélecteur de Pack apparaît en haut à droite.

3. Étape 1 — Démarrage

Objectif : poser les bases administratives du Pack.

/app/pack/{packId}/startup

  1. Vérifiez les informations de votre organisation (raison sociale, IDE, adresse) — pré-remplies par l'Admin, modifiables.
  2. Déclarez vos sites (un site = un lieu physique où sont installées des caméras). Vous pouvez en ajouter autant que nécessaire.
  3. Désignez les responsables clés :
    • Responsable de traitement (obligatoire) ;
    • DPO / Préposé à la protection des données (recommandé) ;
    • Référent technique caméras.
  4. Cliquez sur « Soumettre à l'Expert » en haut de la page.

L'Expert reçoit un email step-submitted et a généralement 48 h pour répondre.

4. Étape 2 — Sensibilisation

Objectif : s'assurer que les personnes concernées par les caméras (personnel, prestataires) sont informées.

/app/pack/{packId}/awareness

  1. Parcourez les modules de formation intégrés (vidéo + quiz court).
  2. Téléchargez le kit de communication interne (note de service, affichage).
  3. Importez les attestations de prise de connaissance signées par votre personnel (PDF ou photo).
  4. Soumettez l'étape à l'Expert.

5. Étape 3 — Installation

Objectif : recenser exhaustivement vos caméras.

/app/pack/{packId}/installation (avec accès direct via /app/cameras)

  1. Pour chaque caméra, renseignez :
    • identifiant interne, marque/modèle ;
    • site et emplacement précis ;
    • finalité (sécurité des biens, contrôle d'accès, etc.) ;
    • zone filmée et angle ;
    • durée de conservation des images ;
    • destinataires des flux.
  2. Deux modes de saisie :
    • Manuel : un formulaire par caméra.
    • Import CSV : téléchargez le modèle, complétez-le, ré-importez. La plateforme valide ligne par ligne.
  3. Marquez chaque caméra comme conforme, à corriger, ou à retirer.
  4. Soumettez l'étape à l'Expert.

6. Étape 4 — Audit

Objectif : auto-évaluation guidée + recommandations de l'Expert.

/app/pack/{packId}/audit

  1. Répondez au questionnaire d'audit (≈ 40 questions, sauvegarde automatique).
  2. La plateforme calcule un score de maturité et génère des recommandations classées par gravité (bloquante, importante, mineure).
  3. Pour chaque recommandation, vous pouvez :
    • Attribuer un responsable (un membre de votre organisation) → email recommendation-assigned ;
    • Définir une échéance ;
    • Joindre des preuves (photo, document).
  4. Cliquez sur « Soumettre l'audit à l'Expert ». L'Expert peut ajouter ses propres recommandations.

7. Étape 5 — Documents

Objectif : produire les livrables légaux signés.

/app/pack/{packId}/documents

La plateforme génère automatiquement, à partir des données saisies aux étapes précédentes :

LivrableContenu
Registre des traitementsInventaire vidéo conforme art. 12 nLPD
Politique de vidéosurveillanceDocument interne signable
AIPDQuand la finalité ou l'ampleur l'exige
Kit d'affichagePictogrammes + texte au format A4 / A5

Pour chaque livrable :

  1. Cliquez sur « Générer » puis prévisualisez le PDF.
  2. Demandez des ajustements via la messagerie contextuelle si nécessaire.
  3. Cliquez sur « Demander la revue des livrables » — l'Expert valide ou demande corrections.
  4. Une fois approuvé, téléchargez la version finale signée numériquement.

8. Étape 6 — Clôture

Objectif : finaliser et archiver le Pack.

/app/pack/{packId}/closure

  1. Vérifiez la check-list de clôture (toutes les étapes vertes, tous les livrables signés).
  2. Cliquez sur « Demander la clôture du Pack ». L'Expert reçoit la demande.
  3. Après validation Expert, le Pack passe en statut clôturé :
    • tous les livrables sont figés ;
    • un email pack-closed est envoyé à vous et à l'Expert ;
    • un renouvellement est automatiquement programmé à +12 mois.

9. Échanges avec l'Expert

/app/expert

La messagerie est contextuelle : chaque conversation est rattachée à un objet précis (Pack, caméra, recommandation, document). Cela évite la confusion typique des emails.

  • Liste à gauche : toutes vos conversations, avec une étiquette en haut indiquant le contexte (ex. CAMÉRA A-12, RECOMMANDATION #5, DOCUMENT Registre).
  • Vue à droite : fil de messages, joindre fichiers, mentions.
  • Notifications : chaque nouveau message déclenche un email message-received au destinataire.

Vous pouvez démarrer une conversation depuis n'importe quel écran via le bouton « Poser une question à l'Expert » présent en haut à droite.

10. Outils complémentaires

Accessibles depuis la sidebar, regroupés sous « Outils complémentaires » :

OutilUsage
Caméras (/app/cameras)Inventaire détaillé, modifiable hors étape Installation.
Documents (/app/documents)Tous vos PDF générés + dépôts manuels.
Habilitations (/app/authorizations)Qui a le droit de visualiser / exporter les images.
Mon organisation (/app/organization)Coordonnées, IDE, contacts.
Sites (/app/sites)Lieux physiques rattachés à votre organisation.
Projets (/app/projects)Travaux d'installation/modification en cours.
Questionnaire (/app/questionnaire)Accès direct au questionnaire d'audit.
Incidents (/app/incidents)Déclaration d'incidents de sécurité (vol, fuite).
AIPD (/app/aipd)Analyse d'impact à la demande.
Formation (/app/formation)Modules de formation complémentaires.

11. Paramètres

/app/users — invitez des collègues, attribuez les rôles (Membre, Responsable, DPO).

/app/settings — préférences de notification, langue, signature email.

Inviter un utilisateur : entrez l'email, choisissez le rôle, cliquez « Envoyer ». L'invité reçoit un email pack-invitation.

12. Renouvellement annuel

60 jours avant l'échéance, vous recevez un premier rappel (pack-renewal-reminder), puis à J-30 et J-7.

/app/pack/{packId}/renewal

  1. Confirmez la reconduction ou demandez un entretien.
  2. Si vous reconduisez, un nouveau Pack est automatiquement créé avec les données du précédent pré-remplies.
  3. Vous repartez à l'étape Démarrage avec uniquement les éléments à mettre à jour.

13. FAQ

Puis-je avoir plusieurs Experts ? Oui, l'Admin peut en assigner plusieurs ; ils reçoivent tous les emails step-submitted.

Que se passe-t-il si je ne soumets pas une étape ? Le Pack reste actif mais aucune validation n'avance. L'Expert peut vous relancer.

Mes données sont-elles partagées avec d'autres Clients ? Non. La RLS garantit qu'aucune donnée d'une organisation n'est visible par une autre.

Puis-je supprimer une caméra après soumission ? Oui, mais l'action est tracée dans le journal d'audit et nécessite généralement une justification.

Comment exporter mes données ? Depuis /app/settings → « Export complet » (ZIP avec PDF, CSV et JSON).

Dernière mise à jour : 2026-06-23