Guide Client — Espace Pack Conformité

Pas-à-pas complet pour les utilisateurs Client après signature de l'offre Pack Conformité. Couvre la première connexion, les 6 étapes du Pack, les échanges avec l'Expert, les outils complémentaires et le renouvellement annuel.

1. Première connexion

À la création du Pack, vous recevez un email d'invitation (template pack-invitation) contenant un lien de connexion sécurisé.

1. Cliquez sur le lien — il vous amène sur /auth.
2. Choisissez l'une des trois méthodes :
   • Magic link : entrez votre email, recevez un lien à usage unique.
   • Mot de passe : définissez votre mot de passe au premier usage (min. 8 caractères, 1 chiffre, 1 majuscule).
   • Google : connexion en un clic si votre adresse pro est Google.
3. Une fois connecté, vous êtes automatiquement redirigé vers /app.

Mot de passe oublié ? Depuis /auth, cliquez sur « Mot de passe oublié » puis suivez l'email de réinitialisation.

2. Tableau de bord « Mon Pack »

L'écran /app est votre point d'entrée. Vous y trouvez :

• une jauge de progression (0 % → 100 %) qui se remplit au fur et à mesure que les étapes sont validées par l'Expert ;
• l'étape active mise en avant avec un bouton « Continuer » ;
• la prochaine action attendue (par exemple : « Compléter l'inventaire des caméras », « Répondre à la recommandation #12 », « Réviser le Registre ») ;
• un récapitulatif des 6 étapes avec leur statut (à faire, en cours, en attente expert, validée).

Si vous avez plusieurs Packs (cas multi-organisations), un sélecteur de Pack apparaît en haut à droite.

3. Étape 1 — Démarrage

Objectif : poser les bases administratives du Pack.

/app/pack/{packId}/startup

1. Vérifiez les informations de votre organisation (raison sociale, IDE, adresse) — pré-remplies par l'Admin, modifiables.
2. Déclarez vos sites (un site = un lieu physique où sont installées des caméras). Vous pouvez en ajouter autant que nécessaire.
3. Désignez les responsables clés :
   • Responsable de traitement (obligatoire) ;
   • DPO / Préposé à la protection des données (recommandé) ;
   • Référent technique caméras.
4. Cliquez sur « Soumettre à l'Expert » en haut de la page.

L'Expert reçoit un email step-submitted et a généralement 48 h pour répondre.

4. Étape 2 — Sensibilisation

Objectif : s'assurer que les personnes concernées par les caméras (personnel, prestataires) sont informées.

/app/pack/{packId}/awareness

1. Parcourez les modules de formation intégrés (vidéo + quiz court).
2. Téléchargez le kit de communication interne (note de service, affichage).
3. Importez les attestations de prise de connaissance signées par votre personnel (PDF ou photo).
4. Soumettez l'étape à l'Expert.

5. Étape 3 — Installation

Objectif : recenser exhaustivement vos caméras.

/app/pack/{packId}/installation (avec accès direct via /app/cameras)

1. Pour chaque caméra, renseignez :
   • identifiant interne, marque/modèle ;
   • site et emplacement précis ;
   • finalité (sécurité des biens, contrôle d'accès, etc.) ;
   • zone filmée et angle ;
   • durée de conservation des images ;
   • destinataires des flux.
2. Deux modes de saisie :
   • Manuel : un formulaire par caméra.
   • Import CSV : téléchargez le modèle, complétez-le, ré-importez. La plateforme valide ligne par ligne.
3. Marquez chaque caméra comme conforme, à corriger, ou à retirer.
4. Soumettez l'étape à l'Expert.

6. Étape 4 — Audit

Objectif : auto-évaluation guidée + recommandations de l'Expert.

/app/pack/{packId}/audit

1. Répondez au questionnaire d'audit (≈ 40 questions, sauvegarde automatique).
2. La plateforme calcule un score de maturité et génère des recommandations classées par gravité (bloquante, importante, mineure).
3. Pour chaque recommandation, vous pouvez :
   • Attribuer un responsable (un membre de votre organisation) → email recommendation-assigned ;
   • Définir une échéance ;
   • Joindre des preuves (photo, document).
4. Cliquez sur « Soumettre l'audit à l'Expert ». L'Expert peut ajouter ses propres recommandations.

7. Étape 5 — Documents

Objectif : produire les livrables légaux signés.

/app/pack/{packId}/documents

La plateforme génère automatiquement, à partir des données saisies aux étapes précédentes :

Pour chaque livrable :

1. Cliquez sur « Générer » puis prévisualisez le PDF.
2. Demandez des ajustements via la messagerie contextuelle si nécessaire.
3. Cliquez sur « Demander la revue des livrables » — l'Expert valide ou demande corrections.
4. Une fois approuvé, téléchargez la version finale signée numériquement.

8. Étape 6 — Clôture

Objectif : finaliser et archiver le Pack.

/app/pack/{packId}/closure

1. Vérifiez la check-list de clôture (toutes les étapes vertes, tous les livrables signés).
2. Cliquez sur « Demander la clôture du Pack ». L'Expert reçoit la demande.
3. Après validation Expert, le Pack passe en statut clôturé :
   • tous les livrables sont figés ;
   • un email pack-closed est envoyé à vous et à l'Expert ;
   • un renouvellement est automatiquement programmé à +12 mois.

9. Échanges avec l'Expert

/app/expert

La messagerie est contextuelle : chaque conversation est rattachée à un objet précis (Pack, caméra, recommandation, document). Cela évite la confusion typique des emails.

• Liste à gauche : toutes vos conversations, avec une étiquette en haut indiquant le contexte (ex. CAMÉRA A-12, RECOMMANDATION #5, DOCUMENT Registre).
• Vue à droite : fil de messages, joindre fichiers, mentions.
• Notifications : chaque nouveau message déclenche un email message-received au destinataire.

Vous pouvez démarrer une conversation depuis n'importe quel écran via le bouton « Poser une question à l'Expert » présent en haut à droite.

10. Outils complémentaires

Accessibles depuis la sidebar, regroupés sous « Outils complémentaires » :

11. Paramètres

/app/users — invitez des collègues, attribuez les rôles (Membre, Responsable, DPO).

/app/settings — préférences de notification, langue, signature email.

Inviter un utilisateur : entrez l'email, choisissez le rôle, cliquez « Envoyer ». L'invité reçoit un email pack-invitation.

12. Renouvellement annuel

60 jours avant l'échéance, vous recevez un premier rappel (pack-renewal-reminder), puis à J-30 et J-7.

/app/pack/{packId}/renewal

1. Confirmez la reconduction ou demandez un entretien.
2. Si vous reconduisez, un nouveau Pack est automatiquement créé avec les données du précédent pré-remplies.
3. Vous repartez à l'étape Démarrage avec uniquement les éléments à mettre à jour.

13. FAQ

Puis-je avoir plusieurs Experts ? Oui, l'Admin peut en assigner plusieurs ; ils reçoivent tous les emails step-submitted.

Que se passe-t-il si je ne soumets pas une étape ? Le Pack reste actif mais aucune validation n'avance. L'Expert peut vous relancer.

Mes données sont-elles partagées avec d'autres Clients ? Non. La RLS garantit qu'aucune donnée d'une organisation n'est visible par une autre.

Puis-je supprimer une caméra après soumission ? Oui, mais l'action est tracée dans le journal d'audit et nécessite généralement une justification.

Comment exporter mes données ? Depuis /app/settings → « Export complet » (ZIP avec PDF, CSV et JSON).

Dernière mise à jour : 2026-06-23

Guide Super Admin — Plateforme Cameras-Conformite

Pas-à-pas pour les Super Admins : création des Packs après signature, gestion des Clients et Experts, supervision opérationnelle, paramètres système et procédures incident.

1. Tableau de bord Admin

/admin

Vue synthétique opérationnelle :

• KPIs : nombre de Packs actifs, soumissions en attente d'Expert, demandes d'accès non traitées, livrables prêts à valider.
• Packs récents : derniers créés, derniers clôturés.
• Alertes : Packs sans Expert, étapes bloquées depuis > 7 jours, échéances de renouvellement à 30 jours.

2. Créer un Pack après signature

Lorsqu'un Client signe l'offre Pack Conformité (hors plateforme), vous créez le Pack ici :

/admin/packs/new

1. Sélectionnez ou créez l'organisation Client (raison sociale, IDE, adresse, contact principal).
2. Définissez la durée (12 mois par défaut, date de début = signature).
3. Choisissez le type d'offre (Standard, Premium, Sur mesure) — détermine les modules activés.
4. Assignez le ou les Experts depuis la liste — au moins un est obligatoire.
5. Renseignez le contact Client principal (nom + email). Il recevra l'email pack-invitation.
6. Cliquez sur « Créer le Pack ».

Au moment de la création :

• un email pack-created est envoyé aux membres existants de l'organisation ;
• un email pack-invitation est envoyé au contact Client principal ;
• l'Expert assigné reçoit une notification le prévenant de la nouvelle assignation.

Astuce : si l'organisation n'existe pas encore, créez-la depuis /admin/clients au préalable — cela permet de pré-régler les responsables.

3. Gestion des Clients

/admin/clients

• Liste de toutes les organisations Clients avec recherche, filtres (actif/clôturé/en attente), tri par dernière activité.
• Cliquez sur une organisation pour ouvrir sa fiche complète :
  • membres, rôles, dernière connexion ;
  • historique des Packs ;
  • événements clés (création, soumissions, clôture).

/admin/client-dashboard/{orgId} — vue « comme si vous étiez le Client » : utile pour le support.

Inviter un membre supplémentaire dans une org : depuis la fiche, « + Inviter », saisissez email + rôle → email pack-invitation.

4. Demandes d'accès

/admin/access-requests

Quand un prospect ou un utilisateur orphelin demande l'accès via la page publique, sa demande arrive ici.

1. Consultez la demande (nom, organisation, motif).
2. Approuver : sélectionnez l'organisation à associer (existante ou nouvelle), cliquez « Approuver ». La plateforme :
   • crée le compte utilisateur ;
   • attribue le rôle Client ;
   • envoie un email access-granted avec lien de première connexion.
3. Refuser : choisissez un motif (typage normalisé), l'utilisateur reçoit un message courtois.

5. Experts

/admin/experts

• Liste des Experts, statut (actif/inactif), nombre de Packs actuellement assignés, charge moyenne.
• Créer un Expert : nom + email + spécialité → email d'invitation avec rôle expert.
• Désactiver un Expert : ses Packs actifs doivent d'abord être réassignés (cf. § Attributions).

6. Attributions

/admin/assignments

Matrice Expert ↔ Pack. Permet de :

• voir d'un coup d'œil qui est responsable de quoi ;
• réassigner un Pack à un autre Expert (drag & drop ou menu « Transférer ») — l'ancien et le nouvel Expert reçoivent une notification ;
• ajouter un Expert secondaire pour les Packs complexes.

7. Projets

/admin/projects

Suivi transverse des chantiers d'installation ou de mise à niveau, indépendants des Packs Conformité (utile quand l'offre Pack inclut un volet projet).

8. Modèles de livrables

/admin/templates

Éditeur des modèles utilisés pour générer Registre, Politique, AIPD, Affichage.

• Variables disponibles (entre {{...}}) : organisation.nom, pack.dateDebut, cameras.nombre, etc.
• Un système de versionnage permet de geler les modèles existants : un Pack en cours continue d'utiliser la version active au moment de sa création.
• Tester un modèle : aperçu PDF avec données factices avant de publier la nouvelle version.

9. CODEX juridique

/admin/codex

Référentiel suisse intégré (nLPD, OLPD, lois cantonales, jurisprudence pertinente). Mis à jour mensuellement par l'équipe juridique.

• Recherche plein texte.
• Marquage de favoris.
• Liens directs depuis les recommandations des Experts pour citer la source légale.

10. Journal d'audit

/admin/audit

Trace immuable des actions sensibles : créations, modifications, suppressions, accès aux données, connexions, changements de rôle.

• Filtres par utilisateur, organisation, type d'action, plage de dates.
• Export CSV (utile en cas d'audit externe ou de demande d'autorité).

11. Paramètres système

/admin/settings

• Email : domaine d'expédition, signature globale, gestion des suppressions.
• Branding : logo, couleurs, mentions légales du footer email.
• Secrets : clés API tierces (lecture seule depuis l'UI ; modification via la console Cloud).
• Rétention : durée par défaut avant anonymisation post-clôture.
• Notifications : seuils d'alerte (jours sans activité, soumissions en attente).

12. Procédures incident

Réinitialiser une étape

Si le Client a soumis par erreur :

1. Ouvrez la fiche du Pack (/admin/packs → cliquer sur le Pack).
2. Onglet « Étapes » → bouton « Rouvrir l'étape ».
3. Renseignez un motif (tracé dans le journal). Le Client peut à nouveau modifier et resoumettre.

Transférer un Expert

1. /admin/assignments → sélectionnez le Pack.
2. « Transférer à… » → choisissez le nouvel Expert.
3. La messagerie et l'historique restent attachés au Pack (pas de perte).

Supprimer un compte utilisateur

1. /admin/clients → ouvrir l'organisation → onglet Membres.
2. Action « Retirer » sur le membre.
3. Si c'est le dernier contact principal, désigner un remplaçant avant suppression.

Bloquer un Pack en cas de litige

1. Fiche du Pack → menu … → « Mettre en pause ».
2. Le Client garde l'accès en lecture seule, aucune soumission n'est possible.
3. Documenter le motif. Les Experts en sont notifiés.

13. FAQ Admin

Comment savoir si un Client est inactif ? Le tableau de bord affiche les Packs sans activité depuis 14 jours. La fiche organisation indique la date de dernière connexion par membre.

Puis-je créer un Pack sans Expert ? Non. Un Expert est obligatoire pour permettre la validation des étapes. Créez un Expert « placeholder » si nécessaire, puis réassignez.

Comment forcer un renouvellement anticipé ? Fiche du Pack → onglet Renouvellement → « Déclencher maintenant ». Un nouveau Pack est créé immédiatement.

Comment voir les emails envoyés à un utilisateur ? /admin/audit → filtre « type=email » + filtre utilisateur. Journal complet avec statut (envoyé, ouvert, échec).

Que faire si le service email est en panne ? La file d'attente retient les messages et retente automatiquement. Les emails ne sont jamais perdus. Vérifier l'état dans la console Cloud → Emails.

Dernière mise à jour : 2026-06-23